Privacyverklaring
Laatste update: 6 augustus 2026
Inleiding
Bij Haprofin hechten wij als accountantskantoor veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij verwerken deze gegevens conform de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, “AVG” of “GDPR”) en de Belgische Kaderwet Gegevensbescherming van 30 juli 2018.
Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer u onze website bezoekt of met ons in contact treedt, waarom wij deze verwerken, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
De verwerkingsverantwoordelijke voor deze website en de hierin beschreven verwerkingen van persoonsgegevens is:
Haprofin BV, Henri Dunantstraat 21, 2650 Edegem, ondernemingsnummer / KBO-nummer: BE 1037.344.526. Gecertificeerd accountant, erkend door het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants (ITAA) onder erkenningsnummer 53.562.790 E-mail: info@haprofin.be
Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kan u ons contacteren via bovenstaand e-mailadres. Gezien de aard en omvang van onze activiteiten zijn wij niet verplicht om een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aan te stellen; verzoeken worden intern door het kantoor behandeld.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:
- identificatiegegevens: naam en voornaam;
- bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, ondernemings- en btw-nummer;
- contactgegevens: adres, e-mailadres, telefoonnummer;
- financiële en boekhoudkundige gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, waaronder facturatiegegevens;
- gegevens die u vrijwillig verstrekt via e-mail, telefoon of het contactformulier op onze website;
- technische gegevens over uw websitebezoek, zoals IP-adres, browsertype en cookievoorkeuren (zie punt 7).
Wij passen het principe van minimale gegevensverwerking toe: wij verzamelen enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden omschreven in punt 4.
3. Hoe verzamelen wij uw gegevens?
Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks bij u:
- wanneer u het contactformulier op onze website invult;
- wanneer u ons telefonisch of per e-mail contacteert;
- wanneer u klant wordt van ons kantoor en ons de nodige gegevens bezorgt voor onze dienstverlening;
- via strikt noodzakelijke cookies die vereist zijn voor de werking en beveiliging van de website (zie ons afzonderlijke Cookiebeleid).
Wij verzamelen geen persoonsgegevens via analytische, marketing- of trackingcookies, en geen gegevens via sociale media-plug-ins.
4. Waarom en op welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens?
| Doeleinde | Rechtsgrond (art. 6 AVG) |
|---|---|
| Beantwoorden van vragen en contactaanvragen via het contactformulier | Toestemming / gerechtvaardigd belang om te reageren op uw vraag |
| Opmaken van offertes en precontractuele communicatie | Nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek |
| Leveren van onze boekhoudkundige, fiscale en aanverwante dienstverlening | Uitvoering van de overeenkomst |
| Naleven van boekhoudkundige, fiscale en anti-witwaswetgeving | Wettelijke verplichting |
| Beveiligen en technisch goed laten functioneren van onze website | Gerechtvaardigd belang |
| Plaatsen van strikt noodzakelijke cookies | Gerechtvaardigd belang (uitzondering onder de ePrivacy-regelgeving voor functionele/noodzakelijke cookies) |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde profilering of direct marketing zonder uw voorafgaande toestemming.
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden en delen ze enkel voor zover noodzakelijk.
Voor het beheer van onze website en onze dienstverlening doen wij een beroep op de volgende categorieën van verwerkers/dienstverleners, die uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies handelen:
- WordPress en Elementor – hosting en opbouw van de website;
- WPForms Lite – verwerking van het contactformulier;
- Cookiebot by Usercentrics – beheer van cookievoorkeuren en -toestemming;
- Really Simple Security – beveiliging van de website;
- SureRank SEO en Starter Templates – technische optimalisatie en vindbaarheid van de website;
- Google Search Console – monitoring van de technische werking en vindbaarheid van de website in de zoekresultaten van Google. Google Search Console plaatst geen cookies en verwerkt geen persoonsgegevens van individuele bezoekers namens ons; de gegevens (zoekopdrachten, kliks, indexeringsstatus) worden geaggregeerd door Google zelf verzameld en beheerd.
Daarnaast kunnen wij gegevens delen met overheidsinstanties (bv. FOD Financiën) indien dit wettelijk verplicht is, of met professionele derden (bv. een sociaal secretariaat) in het kader van onze dienstverlening aan u.
Indien een van deze dienstverleners persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt, gebeurt dit uitsluitend op basis van passende waarborgen conform hoofdstuk V van de AVG, zoals de standaardcontractuele clausules van de Europese Commissie.
6. Hoelang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, en houden hierbij rekening met onze wettelijke bewaarplichten. In het algemeen hanteren wij volgende termijnen:
- contactaanvragen die niet tot een klantrelatie leiden: maximaal 2 jaar na het laatste contact;
- offerteaanvragen: maximaal 5 jaar;
- klant- en boekhoudkundige gegevens: overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen inzake boekhouding, fiscaliteit en anti-witwaswetgeving (10 jaar na het einde van de opdracht of het boekjaar);
- technische logbestanden en beveiligingsgegevens: zolang noodzakelijk voor de beveiliging van de website, doorgaans niet langer dan 12 maanden.
7. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies om correct en veilig te functioneren. Wij gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke (functionele) cookies; wij plaatsen geen analytische, advertentie- of trackingcookies.
Via de cookiebanner van Cookiebot by Usercentrics kan u bij uw eerste bezoek uw cookievoorkeuren beheren en op elk moment wijzigen.
Meer informatie over welke cookies wij precies gebruiken, met welk doel en hoe lang, vindt u in ons afzonderlijk Cookiebeleid.
8. Geautomatiseerde besluitvorming
De verwerking van persoonsgegevens via onze website of onze dienstverlening leidt niet tot geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, die rechtsgevolgen heeft voor u of u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treft in de zin van artikel 22 AVG.
9. Wat zijn uw rechten?
Overeenkomstig de AVG heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens het recht om:
- inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
- verbetering te vragen van onjuiste of onvolledige gegevens;
- verwijdering van uw gegevens te vragen, voor zover wij hiertoe niet wettelijk verplicht zijn ze te bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang is gebaseerd;
- uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast;
- uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen (gegevensportabiliteit), voor zover van toepassing.
U kan deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via info@haprofin.be. Wij antwoorden binnen de wettelijke termijn van één maand.
Bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de regelgeving verwerken, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. Beveiliging van uw gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik, wijziging of vernietiging. Onze website maakt gebruik van een beveiligde HTTPS-verbinding (SSL/TLS) en wij zetten beveiligingssoftware in om de website te beschermen tegen kwetsbaarheden.
11. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, onze website of de toepasselijke wetgeving wijzigt. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina. Bovenaan deze pagina vindt u de datum van de laatste wijziging.
12. Gereglementeerd beroep en toepasselijke beroepsregels
Haprofin BV oefent het beroep uit van Gecertificeerd Accountant als gereglementeerd beroep in België.
Op de beroepsuitoefening zijn de wettelijke, reglementaire en deontologische bepalingen van toepassing die gelden voor accountants en belastingadviseurs in België.
Deze regelgeving omvat onder meer:
- de Wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur;
- de uitvoeringsbesluiten;
- de deontologische regels;
- de normen en aanbevelingen van het ITAA.
De toepasselijke wet- en regelgeving kan worden geraadpleegd via de website van het Institute for Tax Advisors & Accountants (ITAA):
https://www.itaa.be/nl/instituut/wet-en-regelgeving/